Relájese contratando los servicios de un Compliance Officer
Desde los escándalos en la gestión de grandes bancos, corrupción y sobornos, entre otros, hasta las sanciones por incumplimientos medioambientales, no faltan ejemplos de escándalos debidos a incumplimientos normativos y mala praxis. Es aquí donde entra en juego el “Compliance Officer” o director de cumplimiento legal, cuya función es evitar errores que puedan propiciar una responsabilidad penal para la empresa.
El Compliance Officer es una figura muy habitual en las empresas anglosajonas de todo tipo y ha llegado también hasta nuestro país para quedarse. Se trata de una profesión con un prestigio y una historia relativamente consolidada en las grandes empresas españolas, pero cuyo papel es aún desconocido para las PYMEs.
Sin embargo, ha llegado el momento de que todas las PYMEs decida cómo incorporar la figura del Compliance Officer a sus empresas.
¿Por qué un Compliance Officer?
La reforma del Código Penal mediante la LO 5/2010 del 22 de Junio supuso la incorporación de la responsabilidad penal de las personas jurídicas en nuestro sistema jurídico. Las penas por cualquier delito “cometido” por la empresa pueden entrañar el cierre de la misma, la suspensión de actividades, la inhabilitación para percibir subvenciones y participar en contratos públicos y la multas como sanción «reina».
El Compliance Officer, es una figura que ha sido establecida por el Código Penal en su art. 31 bis.2.2º basándose en experiencias de otros paises como Italia y EEUU, y que el mismo código lo establece como necesario en una organización empresarial para la exención de responsabilidad penal. Su importancia se desprende del propio artículo: «la supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado ha sido confiada a un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica».
Pero, ¿por qué una PYME debería hacerlo? Tanto el Código Penal como la posterior Circular 1/2016 de la FGE incluye la imperiosa necesidad de está figura para toda persona jurídica, pues no deja exenta de la misma a las PYMES, sino que recomienda que se adecue a la estructura de la misma. Este personal puede ser propio o externo con formación y experiencia.
¿Qué hace un Compliance Officer en una PYME?
En general, un Compliance Officer se encarga de implantar, vigilancia, control y supervisión del funcionamiento del programa de cumplimiento normativo.
El Compliance Officer establece mediante un estudio previo de la persona jurídica un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados a la organizaciones para identificar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se enfrentan y establecer mecanismos internos de prevención, gestión y control de los mismos.
Y más concretamente, el Compliance Officer:
- Análisis e identificación de riesgos.
- Valoración de Riesgos.
- Planes de mitigación.
- Identificación de procesos.
- Establecer las directrices y principios.
- Desarrollar un manual de cumplimiento.
- Plan de prevención de riesgos penales
- Código ético.
- Políticas de Prevención y Control.
- Diseño de la estructura de control.
- Canal de denuncias.
- Sistema disciplinario.
- Investigación y actuaciones correctivas.
- Plan de formación y sensibilización.
- Implementar iniciativas de cumplimiento.
- Revisiones periódicas y Auditorías.
¿Cómo externalizar el Compliance Officer?
Ante el entorno legislativo abundante y complejo al que se enfrentan las empresas en su actividad diaria es necesario que cuenten con un asesoramiento continuado y eficaz que les permita el desarrollo de la actividad con la mayor seguridad y solvencia posible. Por ello en las empresas que podríamos clasificar de grandes y medianas es habitual que ya existan órganos de mayor complejidad que realice las funciones de Compliance Officer.
Sin embargo en la pequeña empresa o PYMEs, la opción más beneficiosa es la externalización de estos servicios a través de despachos de abogados que se encarguen de implantar un programa de cumplimiento normativo (Compliance) y de supervisarlo periódicamente como lo haría un Compliance Officer.
¿Qué ventajas tiene la implantación del Programa de Cumplimiento Normativo?
Entre otras, y sin ánimo exhaustivo podemos enumerar:
- Es una herramienta de gestión empresarial que permite cumplir con la legalidad y las normas internas.
- No sólo afecta al ámbito penal, sino que influye a la hora de posibles contrataciones con organísmos públicos, abriendo así oportunidades de negocio.
- Permite tener mayor información societaria
- Dota a la empresa de responsabilidad social corporativa
- Permite una autorregulación de los procesos de trabajo y de quien participa en los mismos.
- Supone la incorporación de una «cultura de cumplimiento» que deben ser cumplida por todos los integrantes de la persona jurídica: empleados, comités, administradores, consejos de administración e incluso proveedores y acreedores.
- Proyecta hacia el exterior una organización reglada, sistematizada y comprometida que siempre aporta valor positivo frente a la competencia.
- Transmite seguridad, profesionalidad y compromiso social al cliente.
- Protege a la empresa del posible desprestigio profesional y reputacional que acarrea un sanción penal
- Para los administradores o el consejo de administración se convierte en un programa de obligado cumplimiento, necesario y conveniente para una administración diligente y que quede fuera de las posibles sanciones
- Evita, delimita o reduce los riesgos de sanciones. Es conveniente destacar que la sanción “Reina” es la MULTA ECONÓMICA, por lo que un buen Programa de Cumplimiento Normativo eliminará o reducirá de forma significativa la posibilidad de ser sancionada. Evita en suma que repercuta a terceros como los accionistas.
- Evita el estigma social que pueda dar lugar una sanción penal frente a la competencia.
En resumen, es la suma continua de valor a la persona jurídica, la cual beneficia a todos los integrantes de la misma.
El establecimiento de un Programa de Cumplimiento Normativo o Compliance revierte positivamente en los trabajadores, directivos y la propia persona jurídica, sin embargo las sanciones pueden repercutir directamente sobre ellos mismos ademas de terceros, accionistas, proveedores, clientes, etc… por lo que NO SUPONE un “mal necesario”, sino un bien que hay que poner en valor.
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imagen: Kalen Emsley @kalenems
